Premiers retours d’expérience sur le système de circulation des marchandises « Passar »

Le 1er juin 2023, l’Office fédéral des douanes et de la sécurité des frontières (BAZG) a mis en service la première version du nouveau système de circulation des marchandises « Passar ». La mise en service a été précédée de plusieurs années de préparation intensive. Nous jetons un coup d’œil derrière les coulisses et montrons comment se sont déroulés les jours entourant l’introduction du nouveau système.

Source : Forum Z. (Office fédéral des douanes et de la sécurité des frontières)
Auteurs : Alain Dulio, Yanis Gogniat, Eva Künzi et Nicolas Rion

26 mai 2023 : 6 jours avant l’introduction. À Stabio avec Ines Gallotti

Ce vendredi est une sorte de répétition générale. Nous accompagnons Ines Gallotti, l’une des ambassadrices de Passar, qui accompagne l’introduction du nouveau système de circulation des marchandises à différents niveaux locaux des douanes. « C’est une responsabilité importante. Notre rôle en tant que pont entre le système et les employés est central », explique-t-elle. Ce jour-là à Stabio, six jours avant l’introduction de Passar 1.0, Ines Gallotti est très sollicitée. Certains employés se sont déjà habitués aux nouveaux systèmes. L’un d’eux a même travaillé toute la journée avec le nouveau système après la démonstration d’Ines Gallotti, bien que Passar ne soit pas encore officiellement en service. D’autres sont encore un peu incertains ou ont des questions. Celles-ci sont discutées ensemble. Il reste encore une semaine entière. De plus, Passar sera mis en service progressivement.

Quelle a été la plus grande difficulté ? « Former les quelque soixante-dix employés des douanes de Mendrisio pendant que l’activité quotidienne se poursuivait sans interruption. » Au départ, l’ambassadrice de Passar Gallotti et son adjoint Roberto Borrello ont acquis les connaissances nécessaires lors de plusieurs ateliers à Berne. Ensuite, ils ont organisé plusieurs cours de demi-journée sur place à Stabio pour leurs collègues. Des séances d’information ont également été proposées aux partenaires économiques des douanes, qui se préparaient également à la transition vers le nouveau système. « Le temps et l’énergie investis étaient considérables, mais cela nous permet de regarder le 1er juin avec sérénité », concluent Ines et Roberto avec un sourire.

1er juin 2023 : Le jour de l’introduction. À Rheinfelden avec Andrea Werder

Tôt le matin à la frontière. Nous rencontrons Andrea Werder, responsable de groupe et ambassadrice de Passar aux douanes d’Argovie, à 4h30 au bureau de douane de Rheinfelden. Les premiers camions sont déjà prêts au poste frontière pour être autorisés à passer à 5 heures précises. Un dernier briefing avec les employés dans les cabines de contrôle et les supérieurs, qui ne voulaient pas manquer l’occasion d’être présents lors des premières minutes de Passar. Et déjà, les premiers rapports sont enregistrés. Même si le nouveau système a été largement testé, un certain soulagement se fait sentir lorsque les rapports peuvent être saisis sans erreur dans Passar.

Lorsque, à 6h00, le soleil commence à grimper lentement au-dessus de l’horizon et que la première vague de trafic est passée, Andrea Werder constate avec satisfaction : « Tout semble fonctionner comme prévu. Pour les employés, il ne change en fait pas grand-chose et les chauffeurs ne devraient rien remarquer de la transition – sauf s’ils utilisent l’application Activ, alors ils peuvent passer la frontière beaucoup plus rapidement ».

Plus tard dans la matinée, une conférence téléphonique suit avec les autres services des douanes d’Argovie et, dans l’après-midi, une visite au poste frontière de Stein/Bad Säckingen. Partout, nous constatons : Le jour de l’introduction a été un franc succès. Le trafic des marchandises s’écoule sans problème et Andrea Werder peut se permettre une pause bien méritée à la fin de la journée.

8 juin 2023 : Une semaine après le début de l’exploitation. À Vallorbe avec Sylvain Maudamey

Une semaine après le lancement, le trafic des marchandises roule comme d’habitude. On pourrait penser que l’employé des douanes travaille avec Passar depuis toujours, en l’observant dans la cabine de contrôle à Vallorbe : EETS:OK sur le moniteur LSVA, flèche bleue pulsante de l’application Activ sur le smartphone du conducteur, un regard confirmatif dans Passar : « Tout est en ordre, merci. » Le camion a à peine fait une pause. Tout comme les deux véhicules suivants, chargés de paille et de gravier. Ils utilisent également une solution numérique des douanes : l’application Périodique.

Le prochain conducteur, en revanche, arrête son véhicule, fouille sur le siège passager et remet finalement quatre feuilles de papier à l’employé. « Alors, qu’avons-nous là ? » Après avoir feuilleté les documents, l’employé des douanes se lève brièvement pour vérifier la plaque d’immatriculation, se rasseoit, saisit un rapport de transport dans Passar et l’active manuellement : scan, clic, scan, scan, clic, clic. En rendant les papiers au conducteur, il ajoute un flyer : « La prochaine fois, téléphone et Activ, d’accord ? »

« Nous sommes passés de 100 utilisations de l’application Activ à 1000 par semaine en à peine deux mois », se réjouit Sylvain Maudamey. « Cela représente déjà plus de 50 % des transits. » Au-delà de la campagne d’information, le bouche-à-oreille fonctionne également. « J’aime cette énergie », explique Sylvain Maudamey, ambassadrice de Passar aux douanes de Vaud. « Un nouveau système est introduit et nous apprenons chaque jour comment mieux travailler avec. »

Un exemple ? « Après avoir scanné leurs documents de transit dans Activ et garé leur camion, certains chauffeurs sont allés à pied de l’autre côté de la frontière pour prendre un café. Pendant ce temps, les rapports ont été activés. L’application Activ a ensuite signalé un arrêt lorsqu’ils ont voulu continuer avec leur camion. En seulement dix minutes, nous avons pu ajuster les zones de géorepérage pour l’activation afin d’éviter ce problème.

14 juin 2023 : Regard vers l’avenir. À Zollikofen avec Dominik Meier

Quelle est la suite ? « Le 1er juin a marqué le début de l’introduction par étapes de Passar. Le premier obstacle est franchi, maintenant nous nous concentrons sur les suivants. » Dominik Meier se tient devant le grand tableau de planification. Pour la 20e fois, il dirige en tant que chef de produit et co-responsable du programme DaziT le grand PI Planning de deux jours. Pendant des mois, les représentants techniques, architectes, développeurs et testeurs ont travaillé pour ce rendez-vous. Sur leurs visages, on peut voir un mélange de joie, de fierté et de soulagement. Mais pas de temps pour se reposer sur ses lauriers : Les travaux de développement doivent se poursuivre à plein régime.

« Les tout derniers éléments pour le 1er octobre sont en cours de développement. Parallèlement, nous travaillons déjà sur Passar 2.0. », explique Meier pendant la pause. Le nouveau système de circulation des marchandises et la plupart des systèmes auxiliaires, comme le portail électronique, la gestion des données de base ou la gestion des documents, sont désormais opérationnels. « Nous les développons maintenant, élargissons les fonctionnalités et les introduirons à nouveau par étapes en coordination avec l’économie, comme auparavant », résume Meier.

Photo : © BAZG / Légende de l’image : Andrea Werder, responsable de groupe et ambassadrice de Passar aux douanes d’Argovie, en route tôt le matin au bureau de douane de Rheinfelden/AG