Alpensped di Mannheim punta a un ufficio senza carta

Alpensped GmbH ha adottato la gestione digitale dei documenti dall’inizio dell’anno. Nel primo passo, tutti i subappaltatori sono passati alla soluzione sviluppata internamente dal logistico di medie dimensioni. In questo ambito, tutta la contabilità è già completamente priva di carta. Lo scambio digitale dei documenti fa risparmiare tempo, costi e risorse

(Mannheim) Fatture, documenti di trasporto, ricevute: la vita quotidiana dell’azienda familiare Alpensped di Mannheim è caratterizzata da un’infinità di documenti. “In passato avevamo fino a 50.000 cartelle con diverse pagine di carta ciascuna”, spiega il direttore generale di Alpensped, Christian Faggin. Di conseguenza, l’onere di archiviazione e gestione, il consumo di carta e i costi di stampa erano molto elevati. “Per questo motivo, lo scorso anno ci siamo posti un obiettivo chiaro: vogliamo liberarci di queste montagne di documenti”, afferma Faggin. E questo con il supporto del software.

Dopo un’attenta ricerca, gli esperti logistici di Mannheim hanno deciso di non optare per una soluzione standard, ma di puntare su uno sviluppo interno. In questo modo, hanno potuto adattare la soluzione alle loro esigenze. È nato un portale web bilingue, attraverso il quale i subappaltatori possono ora caricare facilmente i loro documenti, che vengono poi elaborati automaticamente e archiviati in file digitali. “Dalla prima pianificazione al go-live non ci è voluto nemmeno un anno”, riporta Faggin.

L’automazione fa risparmiare costi e tempo

Il passaggio dei subappaltatori non ha richiesto molto tempo. “Grazie a intense formazioni dei nostri esperti, tutto è stato completato in tre settimane”, ricorda Faggin. Oggi entrambe le parti beneficiano dell’elaborazione digitale dei documenti: “Il nuovo flusso di lavoro fa risparmiare un sacco di costi a tutti i soggetti coinvolti”, afferma il direttore generale. Ad esempio, grazie all’eliminazione delle spese postali e alla riduzione significativa delle spese per stampa e carta. Inoltre, lo scambio digitale automatizzato dei documenti contribuisce a velocizzare visibilmente i processi lavorativi e a migliorare la qualità.

Documenti mal classificati e file smarriti appartengono ormai al passato, così come la ricerca laboriosa di informazioni rilevanti. “Grazie alla ricerca per parole chiave, i nostri dipendenti hanno ora accesso a tutte le informazioni con un semplice clic – anche da casa”, sottolinea Faggin. Un concetto di autorizzazione protegge i documenti da accessi non autorizzati. In questo modo, ogni dipendente riceve esattamente le informazioni di cui ha bisogno. Inoltre, le azioni critiche di elaborazione, come la cancellazione o lo spostamento di documenti o file, possono essere monitorate in modo affidabile.

Dopo un avvio riuscito, Alpensped mira già alla prossima fase di espansione: in futuro, anche i clienti dovrebbero essere collegati al sistema. “Abbiamo sviluppato la soluzione in modo che ulteriori funzioni individuali possano essere facilmente integrate come moduli”, spiega Faggin.

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