Spedition Lensker digitaliseert veel zelf met software van Weber Data

De Spedition Lensker uit Stadtlohn is een langdurige klant van de softwareontwikkelaar voor transportbedrijven Weber Data Service uit Bielefeld. In deze tijd heeft men de software door vele moderniseringsstappen geleid en kan men nu op elkaar rekenen in de richting van digitalisering. Veel stappen kan Lensker zelf ondernemen en bespaart zo ook op kosten.

(Stadtlohn/Bielefeld) De Spedition Lensker werkt al sinds 1993 met transportsoftware van Weber Data Service en digitaliseert haar processen in vele kleine stappen. De elektronische facturering vormt het sluitstuk. Men was hier uitstekend voorbereid op de coronapandemie: het open kantoor van Spedition Lensker biedt voldoende ruimte voor de veiligheidsafstand en er zijn geen dramatische dalingen in de omzet. Om deze reden hoeft geen van de zes kantoormedewerkers thuis te blijven.

50 individuele tarieven

De stabiele bedrijfsomstandigheden zijn onder andere te danken aan de veelzijdigheid van de in het Münsterland gevestigde logistiek. Met eigen voertuigen worden deelladingen en volledige ladingen, evenals stukgoederen, vervoerd. De klanten komen bijvoorbeeld uit de staalindustrie, waarvan de vracht in veel gevallen niet systeemgeschikt is. Dit omvat twaalf meter lange metalen profielen, ruw staal in coilbakken en andere volumineuze goederen. “Wij vervoeren hier bijna geen standaardpallets”, legt Tobias Steinweger uit, die bij Lensker zowel als planner als IT-verantwoordelijke werkt. Zo verschillend en veelzijdig als de klanten zijn ook hun wensen met betrekking tot de facturering. “Bij ons zijn er inmiddels ongeveer 50 individuele tarieven en met elke nieuwe klant kunnen er nieuwe wensen bijkomen,” merkt Steinweger op, die alle betalingsmodellen probleemloos in zijn Transport Management Systeem kan weergeven. Hier vertrouwt Lensker al sinds 1993 op Weber Data Service. In 2015 werd het oorspronkelijke systeem “Disponent 2000” vervangen door de moderne oplossing “DISPONENTplus”.

Veel zelf doen

“Voor de overstap hebben we natuurlijk ook andere softwarehuizen bekeken, maar geen enkele andere aanbieder kon ons zo’n persoonlijke en betrouwbare service op gelijke hoogte bieden,” aldus Steinweger, die sinds 1998 bij het bedrijf werkt. Sinds die tijd wordt hij constant begeleid door Andre Uffmann van Weber Data Service, die de behoeften van zijn klant “tot in het kleinste detail” kent en begrijpt. Vooral met betrekking tot het Transport Management Systeem (TMS) wilde men geen risico nemen. “Dat is de basis. Dat moet altijd functioneren,” brengt Steinweger het op de punt. Een keer per week belt hij met zijn contactpersoon bij Weber Data Service, waarbij het meestal gaat om het oplossen van bedieningsfouten en af en toe ook om het implementeren van updates en systeemuitbreidingen. Pas in februari had Steinweger op deze manier de elektronische facturering geïntroduceerd. “Bij DISPONENTplus kunnen we veel zelf doen, wat door Weber Data Service wordt ondersteund en aanzienlijke kosten bespaart,” benadrukt Steinweger, die over solide programmeerkennis beschikt.

<strongVersnelde betalingscyclus

De elektronische facturering was door enkele klanten gevraagd, die daarmee hun interne processen vereenvoudigen. Bij Lensker leidt de nieuwe procedure, gezien de tot 800 maandelijkse facturen, tot besparingen op porto en papier. Bovendien zijn de facturen sneller op hun bestemming, wat niet in de laatste plaats ook de betalingscyclus versnelt. Slechts een deel van de klanten wil niet op papier verzichten en staat op de levering in traditionele vorm. De elektronische verzending gebeurt via de bij Lensker geïnstalleerde Jasper Reports Server. Jasper Reports is een vast onderdeel van DISPONENTplus en een open-source Java-rapportagetool waarmee rapporten als PDF, HTML, Word, Excel en vele andere formaten kunnen worden geëxporteerd, op het scherm kunnen worden weergegeven of kunnen worden afgedrukt. Weber Data Service heeft voor de belangrijkste transport- en magazijnformulieren uniforme en overzichtelijke sjablonen ontwikkeld, die door de klanten eenvoudig kunnen worden aangepast. “Ik heb volledige toegang tot alle formulieren en kan veel zelf doen,” bevestigt Steinweger, die met de formuliergenerator onder andere facturen, ophaalopdrachten, vrachtbrieven en bordero’s beheert en aanpast. De omgang met de software heeft hij zichzelf aangeleerd.

Grafische routeplanning

De overstap naar de elektronische facturering heeft bij Spedition Lensker in totaal drie maanden geduurd en werd door Tobias Steinweger vrijwel alleen naast zijn werkzaamheden als planner uitgevoerd. In de dagelijkse praktijk plant hij samen met een collega 30 tot 35 routes, die voornamelijk met eigen vrachtwagens worden gereden en gedeeltelijk via vrachtbeurzen worden verkocht. Ook dit proces wordt ondersteund door DISPONENTplus. De grafisch ondersteunde routeplanning toont alle bestemmingen overzichtelijk in een kaartweergave. Het geïntegreerde documentbeheer DISPONENT E-Akte zorgt hier ook voor verlichting. Hiermee kunnen gebruikers toegang krijgen tot alle documenten die eerder elektronisch zijn verwerkt met het TMS of een ander systeem. Elk als relevant geclassificeerd papier kan worden gescand en aan een of meerdere gegevenssets in DISPONENTplus worden gekoppeld. Alle elektronisch opgeslagen documenten, leveringsbonnen, palletbonnen, ontvangstbewijzen, weegbonnen of transportopdrachten kunnen vervolgens moeiteloos en snel weer worden teruggevonden. Naast de twee planners werken elk twee andere collega’s uit de boekhouding en klantenservice met het TMS van Weber Data Service en maken daarmee bijvoorbeeld vrachtaanbiedingen. Als deze aan bod komen, hoeven ze alleen nog maar te worden opgeroepen en in transportopdrachten te worden omgezet.

Volgende uitbreidingsfase

Conclusie: Met de elektronische facturering is Spedition Lensker een grote stap dichter bij de volledige digitalisering van alle processen gekomen. In de volgende uitbreidingsfase moeten ook de afleverbewijzen online aan de klanten worden verzonden. Na corona gaat het verder.

Achtergrond: Alois Lensker GmbH Spedition

De Spedition Lensker is een middelgrote logistieke dienstverlener met 55 medewerkers en gevestigd in Stadtlohn in het westelijke Münsterland. Het door de eigenaar geleide bedrijf heeft een eigen vloot met twaalf opleggers, twee combinatievoertuigen en elf distributie-vrachtwagens, waarmee het merendeel van de transporten in eigen beheer wordt uitgevoerd. Het portfolio omvat deelladingen en volledige ladingen, evenals stukgoederenvervoer. Bovendien beschikt Lensker over ongeveer 3.400 vierkante meter opslagruimte, waarvan 1.600 vierkante meter overdekt is. Een vrachtwagenwasstraat, die ook voor externe voertuigen kan worden gebruikt, rondt het dienstenaanbod af.www.spedition-lensker.dewww.weberdata.de