Böhls & Behncke vertrouwt op Weber Data voor gegevensuitwisseling

De expediteur Böhls & Behncke werkt in de groepsgoederenbranche samen met vijf partners en het online platform Pamyra, waarvan de ordergegevens in het respectieve formaat worden ontvangen, verwerkt en verzonden. De software DISPONENTplus zorgt niet alleen voor een soepele uitwisseling, maar ook voor een geoptimaliseerde planning en facturatie.

(Bielefeld/Lübeck) Voor Nils Behncke is het nog steeds “indrukwekkend dat de overgang zo goed is verlopen”. Hiermee wordt de overname van een extra vestiging door de expediteur Böhls & Behncke per 1 september 2018 bedoeld. Op deze datum was het stukgoedvolume van het bedrijf meer dan verdubbeld.

“Tot nu toe konden we de administratie met een op maat gemaakte software voor de registratie en facturatie afhandelen,” herinnert Behncke zich, wiens bedrijf al voor de overname deel uitmaakte van twee stukgoednetwerken. De zendinggegevens werden destijds nog handmatig in de online portals van de logistieke partners ingevoerd.

Deze inspanning zou na de uitbreiding niet meer haalbaar zijn geweest, want “van de ene op de andere dag” moesten nu ook de opdrachten van twee andere samenwerkingen verwerkt worden. Sindsdien is de in Lübeck gevestigde logistieke dienstverlener partner van de stukgoednetwerken Sim Cargo, Online Systemlogistik, GVZ Nord en Cargo Trans Logistik (CTL). Daarnaast bestaat er een bilaterale samenwerking met Karl Jürgensen Autofernverkehr en Spedition KG, gevestigd in Schleswig. In totaal komen er wekelijks ongeveer 1.000 opdrachten bij elkaar.

Fortras is de basis

Voor elk netwerk gelden eigen regels en voorschriften die in acht moeten worden genomen bij de afhandeling, de financiële clearing en de elektronische gegevensuitwisseling (Electronic Data Interchange - EDI). Deze is in alle gevallen gebaseerd op de voor stukgoedexpediteurs ontwikkelde EDI-standaard Fortras, maar moet voor elke samenwerking specifiek worden aangepast.

In dit licht moest Böhls & Behncke zijn processen al vóór de overname automatiseren en digitaliseren. “Nadat we besloten hadden de vestiging te kopen, zochten we begin 2018 naar een geschikt transportmanagementsysteem met hoge EDI-competentie en goede referenties uit de stukgoedsector,” herinnert Behncke zich. Na een grondig selectieproces werd in maart voor DISPONENTplus van Weber Data Service gekozen. “Naast de veelzijdige software waren we onder de indruk van de grote kennis van onze persoonlijke contactpersonen, die de expeditiewerkzaamheden uit eigen ervaring kennen,” merkt Behncke op.

Groot potentieel

Twee maanden na de feitelijke projectstart begon voor het bedrijf de overgangsfase met een vier weken durende parallelle operatie. “Daarna konden we op tijd op 1 september de schakel omzetten en sindsdien werken we alleen nog met DISPONENTplus,” meldt Behncke, die bijna elke dag nieuwe functies van de software leert kennen. “De software biedt veel mogelijkheden en kan goed worden aangepast aan de specifieke behoeften,” aldus de junior-directeur, die sinds januari 2020 tot het management behoort en al de tweede generatie van het familiebedrijf vertegenwoordigt.

Naast het basispakket van DISPONENTplus investeerde Böhls & Behncke in de aanvullende modules voor routeplanning en -optimalisatie, het plannen met kaart en de geocodering van de haltepunt. “Daardoor zien onze planners in het lokaal en internationaal vervoer alle opdrachten op een wegenkaart, wat het werk in de stukgoed- en vrachtsector aanzienlijk vereenvoudigt,” meldt Behncke. Bovendien maakt zijn bedrijf gebruik van het digitale documentbeheer E-Akte en voor de groepsgoederenoverslag de ook door Weber Data Service ontwikkelde hallenscanning.

Geïntegreerd schadebeheer

Met deze uitrusting heeft Böhls & Behncke bijna alle processen gedigitaliseerd: De via Fortras van de samenwerkingspartners ontvangen zendinggegevens stromen direct in de orderpool, die bij de magazijnoverslag wordt vergeleken met de barcodegegevens van de twee hallenscanners. Als er schade wordt geconstateerd, wordt deze gedocumenteerd met de in de scanners geïntegreerde camera’s en samen met de zendinggegevens gearchiveerd. “Het systeem herkent aan de NVE-nummers tot welk netwerk de zending behoort en sorteert op basis van dit nummer ook de foto’s bij de zendingen,” legt Behncke uit. Op basis hiervan wordt de schade automatisch aan de betreffende samenwerkingspartner gemeld.

Ondertussen verdelen de planners de opdrachten via drag & drop over de 15 lokaal transportvoertuigen. De routes worden daarna via mobiele telefoon naar de respectieve voertuigen verzonden, die over telematica-systemen van AIS beschikken. “De interface tussen DISPONENTplus en AIS werkte onmiddellijk en zorgt bij ons niet alleen voor een snelle uitwisseling van de afleverbewijzen,” benadrukt Behncke.

Een ander effect van de geïntegreerde telematic oplossing is het aanzienlijk verlaagde geluidsniveau in het open kantoor. “Bij vragen over de huidige locatie van de voertuigen en de voortgang van de zending wordt er niet meer gebeld, maar alleen nog maar geklikt,” beschrijft de ondernemer, die ook de facturatiefuncties van zijn expeditiesoftware waardeert: “Met DISPONENTplus kunnen alle denkbare individuele zendingstarieven worden weergegeven, waarop vervolgens automatisch wordt gefactureerd.” Deze eigenschap is niet in de laatste plaats ook een belangrijk argument bij gesprekken met potentiële nieuwe klanten.

Meer opdrachten via Pamyra

Ondanks de tot nu toe geboekte vooruitgang in de procesoptimalisatie ziet Behncke nog meer verbeterpotentieel. “DISPONENTplus is een krachtig hulpmiddel dat we met behulp van onze contactpersonen bij Weber Data Service steeds beter leren kennen en gebruiken.” De nieuwste ontwikkeling betreft een interface naar het vergelijkings- en boekingsplatform Pamyra. Via het Leipzigse startupbedrijf wil Böhls & Behncke extra opdrachten genereren, die dan direct door DISPONENTplus kunnen worden overgenomen en verwerkt.

Foto: © Böhls & Behncke