Dematic automatiseert het beheer van boeken en documenten

Dematic biedt automatiseringstechnologie voor het beheer van boeken. Op 23 april is het weer zover: Op veel plaatsen vieren boekenliefhebbers de UNESCO Wereldboekendag. Vooral in tijden van de Covid-19-pandemie grijpen mensen weer vaker naar de goede oude lectuur. De eerste stop zijn nog steeds de bibliotheken. Daar ligt - in de meest letterlijke zin - de kennis en de schat aan ervaring van de mensheid opgeslagen.

(Heusenstamm) Het beheer van boeken en documenten wordt steeds vaker overgenomen door intelligente automatiseringsoplossingen. Ze dragen in belangrijke mate bij aan een snellere orderverwerking, ontlasten medewerkers van het transport van soms zware drukwerken en zorgen ervoor dat kostbare werken op een zorgvuldige manier worden opgeslagen. De juiste expertise op dit gebied biedt de specialist in automatiseringstechnologie Dematic. Momenteel automatiseert het Heusenstammer bedrijf bijvoorbeeld de Israëlische Nationale Bibliotheek. In het Nationaal Archief van Canada wordt momenteel het grootste geautomatiseerde bibliotheeksysteem ter wereld ontwikkeld. Voor de succesvolle uitvoering van maar liefst vier projecten in de VS werd Dematic onlangs zelfs onderscheiden met de “Modern Library Award”.

“Bibliotheken zijn al eeuwenlang van essentieel belang voor de culturele ontwikkeling van de mensheid. Vandaag de dag kunnen we deze traditionele plaatsen aanzienlijk verbeteren met moderne automatiseringstechnologie en daarmee de verzamelde kennis duurzaam beschermen en tegelijkertijd nog toegankelijker maken,” zegt Bernard Biolchini, EVP Dematic EMEA. Om grote boekenverzamelingen en archieven optimaal te beheren, heeft Dematic een speciaal voor bibliotheken aangepast geautomatiseerd rekbeheersysteem voor AKL (geautomatiseerd kleinonderdelenmagazijn) ontwikkeld. Het is gebaseerd op de gevestigde Dematic Miniload AKL-rekbeheersystemen voor het in- en uitladen van containers en trays - en wordt aangestuurd door intelligente Dematic-software. Voor het rekbeheersysteem werd Dematic in het kader van de “Modern Library Awards 2022“ door het informatieplatform LibraryWorks als Platinum Award-winnaar onderscheiden. In totaal werden vier in de VS gerealiseerde projecten erkend, waaronder in de Congresbibliotheek van de Universiteit van Chicago en in het Rio Grande Depot van Utah, waar de hele geschiedenis van de staat is gearchiveerd.

Uniek softwarebeheersysteem

Een integraal onderdeel van de Dematic-oplossing is een uniek softwarebeheersysteem dat een volledig automatische beheer van het archief mogelijk maakt. Bovendien kenmerkt het rekbeheersysteem zich door een hoge opslagdichtheid, snelle toegang met minimale arbeidsinspanningen en hoge nauwkeurigheid. “Het rekbeheersysteem biedt bibliotheken een efficiënte oplossing met enorm besparingspotentieel op het gebied van kosten en ruimte,” legt Biolchini uit. Ook worden de vaak kostbare documenten door de automatische oplossing beter beschermd. “Onze systemen werken onder de best mogelijke vocht- en temperatuurcondities en zijn vrij van stof en andere verontreinigingen. Handmatige contacten worden tot een minimum beperkt,” voegt Biolchini toe. Een zuurstofreductie in het opslaggebied dient bovendien ter brandpreventie. Zo levert de moderne automatiseringsoplossing ook een concrete bijdrage aan de bescherming en het behoud van belangrijke en traditionele werken en unieke exemplaren.

In veel gerenommeerde instellingen over de hele wereld heeft Dematic bestaande archieven grondig vernieuwd. Momenteel installeert het bedrijf in het Nationaal Archief van Canada het grootste geautomatiseerde bibliotheeksysteem ter wereld. De werkzaamheden aan het systeem zijn in januari 2020 begonnen en zullen naar verwachting in de zomer van 2022 worden afgerond. Ook de Nationale Bibliotheek van Israël in Jeruzalem wordt momenteel door Dematic geautomatiseerd. In de “Bron van Kennis”, ontworpen door de architecten Herzog & de Meuron, zal een AKL-rekbeheersysteem met 50.000 containers ervoor zorgen dat bezoekers binnen enkele minuten uit een collectie van miljoenen boeken kunnen kiezen.

Rekbeheersysteem bepaalt de locatie

Het proces verloopt als volgt: De bestelling wordt ingevoerd in het uitleensysteem. Vervolgens bepaalt het rekbeheersysteem de locatie van het gevraagde werk en brengt het via het geautomatiseerde transportsysteem naar het afhaalpunt. Dit wordt verzorgd door de Dematic Miniload AKL-rekbeheersystemen met gemiddelde rijsnelheden van tot zes meter per seconde. Bij het afhaalpunt wordt de gebruiker met een laser aangegeven welk boek moet worden genomen. Een soortgelijk proces vindt plaats bij de terugkeer: Een medewerker scant de individuele streepjescode op het boek, waarna het rekbeheersysteem de bijbehorende container laat komen en het boek terugbrengt naar zijn opslagplaats. “Een bijzonderheid in Jeruzalem is dat het efficiënt werkende systeem tijdens de werking door een panoramavenster kan worden bekeken,” aldus Biolchini.

Efficiënte ruimtebenutting

Een ander voordeel van het AKL-rekbeheersysteem voor bibliotheken is de efficiënte ruimtebenutting. Dankzij individueel aanpasbare rek- en containeroplossingen heeft het slechts een zevende van de ruimte van traditionele bibliotheeksystemen nodig. Een belangrijke reden hiervoor is de automatische detectie van vrije plekken en de daaropvolgende flexibele opslag van boeken. Dit gebeurt met behulp van de intelligente software, die de boeken met zeer hoge nauwkeurigheid volgt. “Gezien de miljoenen opgeslagen boeken, banden, tijdschriften en artikelen biedt ons AKL-rekbeheersysteem bibliotheken een enorme vooruitgang ten opzichte van het handmatige archiveringsproces,” benadrukt Biolchini.

Foto’s: © Dematic