inTime vertrouwt op Newtron voor procesoptimalisatie

Agile toeleveringsketens zijn een cruciale succesfactor in de productie. Altijd wanneer het bijzonder dringend is, komen de speciale ritten van inTime Express Logistik in beeld. Maar niet alleen de transporten van de Europese marktleider, ook zijn aanvraagprocessen moeten snel en efficiënt zijn. inTime vertrouwt bij de optimalisatie en automatisering daarvan op de EDI-oplossingen van Newtron.

(Dresden/Isernhagen) inTime is de Europese marktleider op het gebied van Agile Logistics. Wat dat precies betekent, legt Holger Siegmann, hoofd projectmanagement en digitalisering, uit: „Onze focus ligt op directe en speciale ritten, dus ritten buiten de reguliere transporten. Dit betekent dat inTime in de B2B-sector transporten overneemt die dringend en haastig zijn.“ Siegmann voegt eraan toe: „We zijn bijzonder wendbaar en onderscheiden ons met onze processen duidelijk van de normale expediteur.“ Een dringende zending die vandaag nog moet worden opgehaald en dezelfde avond op de bestemming moet aankomen? Geen probleem voor inTime.

Deze wendbaarheid wordt vooral gewaardeerd en geëist door een van de belangrijkste klanten in de automobielindustrie en machinebouw. Alleen al via het Newtron handelsplatform verwerkt het bedrijf dagelijks aanbestedingen in de driecijferige range. Deze hoeveelheid aanvragen is reden tot vreugde, maar moet ook tijdig en binnen de deadlines worden behandeld.

Holger Siegmann meldt: „Vanwege de hoge urgentie hebben we slechts zeer korte tijdvensters voor het indienen van offertes. Aangezien de aanbestedingen vaak gelijktijdig binnenkomen, blijven er soms slechts twee tot drie minuten over om te reageren.“ Waardevolle minuten, als je bedenkt dat de aanvraag in deze korte tijd zowel in het eigen ERP-systeem als in het Newtron handelsplatform moest worden verwerkt. Steffen Roloff, hoofd IT-softwareontwikkeling bij inTime, voegt toe: „Toen steeds duidelijker werd dat de aanvragen via het Newtron-platform toenamen, hebben we snel gereageerd en gezegd dat er een interface moest komen en hebben we contact opgenomen met Newtron.“

Processen en vereisten vooraf gedefinieerd

Voorafgaand aan de projectstart met Newtron heeft inTime al belangrijke voorbereidende werkzaamheden verricht: zo zijn vooraf processen gedefinieerd en vereisten van de afdelingen evenals technische vereisten voor de interface en gegevensoverdracht vastgelegd. De inzet heeft zich geloond, want al twee maanden na de projectstart en de daaropvolgende testfase verliepen alle aanbestedingsprocessen geautomatiseerd: „De aanvraaggegevens die voorheen in het Newtron-platform binnenkwamen, worden nu direct in het inTime-ERP overgedragen en ook het melden van het prijsvoorstel en de daaropvolgende toewijzing van de aanbieder verlopen nu via ons systeem“, legt Steffen Roloff uit. Ook de voertuiggegevens voor de respectieve speciale rit worden nu geautomatiseerd en zonder mediaonderbrekingen aan de klant overgedragen.

Het EDI-team van Newtron is goed thuis in interfaces. Er is nauwelijks een systeem dat het Newtron-inhouse-team niet kan aansluiten. Desondanks was dit project bijzonder voor de projectverantwoordelijke senior consultant EDI, Christian Otten: „De taak was om verschillende formulieren voor diverse in- en outboundprocessen in een gezamenlijke map samen te voegen – uiteraard zonder informatieverlies.“ Beide partijen prijzen de goede samenwerking in het project: afspraken op korte lijnen, snel reageren van beide kanten en – indien nodig – correcties, hebben voor een succesvolle uitvoering gezorgd.

Aanvraagprocessen net zo wendbaar als de speciale ritten

Het aanvraagproces van inTime is nu net zo wendbaar als de speciale ritten zelf en het succes van de automatisering is niet alleen voelbaar, maar ook meetbaar: Steffen Roloff schat dat er nu per opdracht vijf tot tien minuten handmatige verwerkingstijd wordt bespaard en voegt eraan toe: „Hierdoor hebben we ons ordervolume daadwerkelijk kunnen verhogen.“ Holger Siegmann voegt eraan toe dat met de automatisering ook het risico op fouten door handmatige verwerking duurzaam wordt verminderd. Bovendien hebben de teams van de afdelingen nu middelen voor belangrijke en wezenlijkere taken in hun gebied. „Een belangrijk aspect, ook om het tekort aan vaktechnisch personeel in de sector tegen te gaan“, aldus Siegmann.

Foto: © Kroesing Media Group // Dietrich Kühne