A Spedidora Lensker digitaliza muitos processos com software da Weber Data

A Spedidora Lensker de Stadtlohn é um cliente de longa data do desenvolvedor de software de transporte Weber Data Service de Bielefeld. Durante esse tempo, a empresa passou por muitos passos de modernização e agora pode confiar na digitalização. Muitos passos podem ser realizados pela Lensker, economizando assim alguns custos.

(Stadtlohn/Bielefeld) A Spedidora Lensker trabalha com o software de transporte da Weber Data Service desde 1993 e digitaliza seus processos em muitos pequenos passos. O envio eletrônico de faturas marca o ponto final até agora. A empresa estava bem preparada para a pandemia de Corona: O escritório aberto da Spedidora Lensker oferece espaço suficiente para o distanciamento seguro e não houve quedas dramáticas nas receitas. Por esse motivo, nenhum dos seis funcionários do escritório precisa ficar em casa.

50 tarifas individuais

A situação estável dos negócios se deve, entre outras coisas, à versatilidade do operador logístico baseado em Münsterland. Com veículos próprios, são transportadas cargas parciais e completas, bem como carga unitária. Os clientes vêm, por exemplo, do setor de aço, cujos fretes em muitos casos não são compatíveis com sistemas. Isso inclui perfis de metal de doze metros de comprimento, aço bruto em bobinas e outras mercadorias volumosas. “Quase não transportamos paletes padrão aqui”, explica Tobias Steinweger, que trabalha na Lensker como gerente de planejamento e responsável de TI ao mesmo tempo.Os desejos de faturamento dos clientes são tão variados e diversos quanto eles próprios. “Atualmente, temos cerca de 50 tarifas individuais e com cada novo cliente podem surgir novos desejos”, observa Steinweger, que pode representar todos os modelos de faturamento sem problemas em seu sistema de gerenciamento de transporte. A Lensker confia na Weber Data Service desde 1993. Em 2015, o sistema original “Disponent 2000” foi substituído pela moderna solução “DISPONENTplus”.

Fazer muitas coisas por conta própria

“Antes da mudança, é claro que olhamos para outras empresas de software, mas nenhum outro fornecedor pôde nos oferecer um serviço tão pessoal e confiável em pé de igualdade”, diz Steinweger, que faz parte da empresa desde 1998. Desde então, ele tem sido constantemente assistido por Andre Uffmann da Weber Data Service, que conhece e entende as necessidades de seu cliente “até o último detalhe”. Especialmente em relação ao sistema de gerenciamento de transporte (TMS), não queriam correr riscos. “Essa é a base fundamental. Isso precisa funcionar sempre”, resume Steinweger. Uma vez por semana, ele telefona para seu contato na Weber Data Service, geralmente para resolver erros de operação e, de vez em quando, para implementar atualizações e expansões do sistema. Apenas em fevereiro, Steinweger introduziu o envio eletrônico de faturas dessa forma. “Com o DISPONENTplus, podemos fazer muitas coisas por conta própria, com o suporte da Weber Data Service, economizando custos significativos”, enfatiza Steinweger, que possui sólidos conhecimentos de programação.

Ciclo de pagamento acelerado

O envio eletrônico de faturas foi solicitado por alguns clientes que desejavam simplificar seus processos internos. Na Lensker, o novo procedimento resulta em economias em correio e papel, considerando as até 800 faturas mensais. Além disso, as faturas chegam mais rapidamente ao destino, o que, entre outras coisas, acelera o ciclo de pagamento. Apenas uma parte dos clientes não quer abrir mão do papel e insiste na entrega em forma convencional. O envio eletrônico é realizado através do servidor Jasper Reports instalado na Lensker. Jasper Reports é uma parte integrante do DISPONENTplus e uma ferramenta de relatório Java de código aberto, que permite exportar relatórios em PDF, HTML, Word, Excel e muitos outros formatos, exibi-los na tela ou imprimi-los. A Weber Data Service desenvolveu modelos de design uniformes e claros para os principais formulários de transporte e armazenamento, que podem ser facilmente ajustados pelos clientes. “Tenho acesso total a todos os formulários e posso fazer muitas coisas por conta própria”, confirma Steinweger, que gerencia e ajusta faturas, ordens de coleta, conhecimentos de embarque e borderôs com o gerador de formulários. Ele aprendeu a usar o software por conta própria.

Planejamento gráfico de rotas

A transição para o envio eletrônico de faturas levou um total de três meses na Spedidora Lensker e foi realizada por Tobias Steinweger praticamente sozinho, além de suas atividades como despachante. No dia a dia, ele planeja, junto com um colega, de 30 a 35 rotas, que são principalmente realizadas com caminhões próprios e, em parte, vendidas através de bolsas de carga. Esse processo também é apoiado pelo DISPONENTplus. O planejamento de rotas assistido graficamente mostra todos os destinos de forma clara em uma visão de mapa. O gerenciamento de documentos integrado DISPONENT E-Akte também proporciona alívio aqui. Com isso, os usuários podem acessar todos os documentos que foram processados eletronicamente anteriormente com o TMS ou outro sistema. Qualquer papel classificado como relevante pode ser digitalizado e atribuído a um ou mais conjuntos de dados no DISPONENTplus. Todos os recibos, notas de entrega, recibos de paletes, recibos de entrega, documentos de pesagem ou ordens de transporte eletronicamente arquivados podem ser facilmente encontrados novamente.
Além dos dois despachantes, outros dois colegas das áreas de contabilidade e atendimento ao cliente trabalham com o TMS da Weber Data Service e, por exemplo, elaboram ofertas de frete. Se estas forem aceitas, precisam apenas ser chamadas e transformadas em ordens de transporte.

Próxima fase de expansão

Conclusão: Com o envio eletrônico de faturas, a Spedidora Lensker deu um grande passo em direção à digitalização completa de todos os processos. Na próxima fase de expansão, os comprovantes de entrega também devem ser enviados online aos clientes. Após a Corona, o trabalho continua.

Contexto: Alois Lensker GmbH Spedidora

A Spedidora Lensker é um prestador de serviços logísticos de médio porte com 55 funcionários e sede em Stadtlohn, no oeste de Münsterland. A empresa de propriedade familiar opera uma frota própria com doze caminhões articulados, dois caminhões de articulação e onze caminhões de distribuição, com os quais a maior parte dos transportes é realizada. O portfólio inclui cargas parciais e completas, bem como transportes de carga unitária. Além disso, a Lensker possui cerca de 3.400 metros quadrados de espaço de armazenamento, dos quais 1.600 metros quadrados são cobertos. Uma lavagem de caminhões, que também pode ser utilizada para veículos de terceiros, completa a oferta de serviços.www.spedition-lensker.dewww.weberdata.de