A Alpensped de Mannheim avança para um escritório sem papel

A Alpensped GmbH tem apostado na gestão digital de documentos desde o início do ano. No primeiro passo, todos os subcontratados migraram para a solução desenvolvida internamente pela empresa de logística de médio porte. Neste setor, toda a contabilidade já é completamente sem papel. A troca digital de documentos economiza tempo, custos e recursos

(Mannheim) Faturas, documentos de transporte, recibos – o dia a dia da empresa familiar Alpensped em Mannheim é determinado por uma infinidade de documentos. “No passado, utilizávamos até 50.000 pastas, cada uma com várias páginas de papel”, explica o diretor da Alpensped, Christian Faggin. Consequentemente, os custos de arquivamento e administração, o consumo de papel e os custos de impressão eram elevados. “Por isso, no ano passado, estabelecemos um objetivo claro: queremos nos livrar dessas montanhas de arquivos”, diz Faggin. E isso com o apoio de software.

Após uma pesquisa aprofundada, os especialistas em logística de Mannheim decidiram não optar por uma solução padrão, mas sim por um desenvolvimento próprio. Assim, puderam adaptar a solução às suas necessidades. O resultado foi um portal web bilíngue, através do qual os subcontratados agora podem facilmente fazer o upload de seus documentos, que são então processados automaticamente e arquivados em arquivos digitais. “Desde o planejamento inicial até o lançamento, não levamos nem um ano”, relata Faggin.

A automação economiza custos e tempo

A transição dos subcontratados também não levou muito tempo. “Graças a intensos treinamentos de nossos especialistas, em três semanas tudo estava resolvido”, recorda Faggin. Hoje, ambas as partes se beneficiam do processamento digital dos documentos: “O novo fluxo de trabalho economiza uma quantidade significativa de custos para todos os envolvidos”, afirma o diretor. Por exemplo, pela eliminação de taxas de envio e pela redução significativa das despesas com impressão e papel. Além disso, a troca automatizada de documentos digitais ajuda a acelerar visivelmente os processos de trabalho e a aumentar a qualidade.

Documentos mal classificados e arquivos perdidos agora pertencem ao passado, assim como a busca trabalhosa por informações relevantes. “Graças à pesquisa por palavras-chave, nossos funcionários agora têm acesso a todas as informações a qualquer momento com o pressionar de um botão – e também no home office”, aponta Faggin. Um conceito de autorização protege os documentos contra acessos não autorizados. Assim, cada funcionário recebe exatamente as informações de que precisa. Além disso, ações críticas de processamento, como a exclusão ou movimentação de documentos ou arquivos, podem ser monitoradas de forma confiável.

Após o início bem-sucedido, a Alpensped já está mirando a próxima fase de expansão: no futuro, os clientes também deverão ser integrados ao sistema. “Desenvolvemos a solução de forma que outras funções individuais possam ser facilmente adicionadas como módulos”, explica Faggin.

Foto: © HERZIG Marketing / stock.adobe.com

www.alpensped.de